Lavorare per se stessi è meraviglioso ma gestire il proprio tempo, il rapporto con i propri clienti, le scadenze e le caratteristiche dei diversi progetti che si è chiamati a curare può essere estremamente stressante.
Deadline contingenti, pianificazione delle riunioni, gestione efficace delle comunicazioni nei giusti tempi e coi giusti mezzi, (per evitare di diventare reperibili a tutte le ore e per tutti i giorni della settimana), sono tutti elementi importantissimi ed essenziali da controllare per riuscire a lavorare in modo equilibrato e felice, senza cadere nella trappola dello stress fuori controllo o, nei casi peggiori, del burnout.
Ma come si fa a lavorare da freelance in modo felice? Senza stress e mantenendo tutto sotto controllo allo stesso tempo?
L’analisi dei dati ci può aiutare, e se, al solo sentire la parola dati, stai già tremando, lascia che ti rassicuri.
In Looker Studio Storytelling ci occupiamo proprio di rendere questa materia così ostica semplice da digerire a chi ama le parole, e lo faremo anche oggi.
Preparati quindi a pensare alla tua attività freelance come a una torta, e, a tutte le attività che devi controllare quotidianamente, come a tutti gli ingredienti che la compongono.
Hai questa immagine nella testa?
Scommetto che hai anche l’acquolina in bocca.
Cominciamo.
Come ridurre lo stress da lavoro grazie all’analisi dei dati
Abbiamo detto che la gestione della nostra attività è come una torta, giusto?
Ora, che tu ami la cucina o meno, sappi che per prepare una torta soffice e deliziosa non basta solo mescolare gli ingredienti, ma questi devono esserci in una combinazione perfettamente bilanciata, altrimenti, il risultato finale diventerà un mattone più che un pan di spagna da leccarsi i baffi.
Hai presente quei dolci che si possono mangiare solo inzuppati nel caffè? Ecco, vogliamo evitare che la nostra attività freelance diventi come quelli.
Ma come si fa a usare l’analisi dei dati per migliorare le sensazioni che proviamo verso il lavoro?
Sembra impossibile vero? I dati sono numeri, le sensazioni sono beh, sensazioni, quindi stati d’animo, pensieri, sentimenti e, in generale, parole.
Eppure, per quanto possa sembrarti strano, collaborazioni, tasks da portare a termine, domanda di servizi e deadline possono essere letti anch’essi come dati che, se interpretati correttamente, sono capaci di fornirci tutte le informazioni più rilevanti per gestire al meglio il tempo delle nostre giornate lavorative, e quindi, di conseguenza, lavorare e vivere meglio.
Facciamo un esempio pratico.
Come lavorare in modo equilibrato da freelance
Abbiamo detto che il nostro lavoro di professionisti e professioniste freelance è come una torta fatta di tanti ingredienti.
Alcuni ingredienti sono presenti in grande quantità, altri in piccola quantità.
Alcuni vanno aggiunti prima e altri invece dopo.
Il lievito, per esempio, si mette sempre dopo aver montato le uova, e i bianchi si montano senza che il tuorlo d’uovo tocchi le fruste, altrimenti la consistenza del dolce cambia.
Ecco, l’attività freelance funziona allo stesso modo.
Per lavorare in modo equilibrato è importante che ci siano collaborazioni di lungo periodo affiancate a collaborazioni una tantum, che i lavori vengano inseriti nel nostro calendario in modo conforme alla nostra disponibilità, che le scadenze siano effettivamente possibili da rispettare e che le comunicazioni con i clienti avvengano nei giorni e nei tempi stabiliti.
Riuscire a bilanciare tutti gli ingredienti non è utopia, è anzi, più che possibile, ma per riuscirci serve avere il pieno e totale controllo della quantità dei lavori che siamo chiamati a portare a termine ma anche del carattere qualitativo delle collaborazioni.
Il cliente rispetta i termini di pagamento? Utilizza i canali appropriati per comunicare con noi? É disponibile ad accogliere il nostro metodo di lavoro? Quanti servizi acquista e in quale cadenza? Ci sono periodi dell’anno in cui la richiesta di un determinato servizio aumenta rispetto ad altri?
Avere controllo su tutte queste variabili ci permette di cucinare una torta perfetta.
Ma come si fa? Ecco che ci viene in aiuto l’analisi dei dati e, in particolare, una dashboard.
Vediamo di cosa si tratta.
Come gestire i clienti in modo efficace
Quanti freelance si fermano davvero a leggere le caratteristiche dei propri clienti?
Pochi, anzi pochissimi.
La maggior parte dei lavoratori autonomi, anche per paura di perdere la collaborazione, finisce semplicemente per accettare ogni condizione gli venga proposta.
E quando questo accade, non è difficile capire il perché la torta venga bruciacchiata oppure un mattone difficile da digerire anche dopo l’inzuppo.
Gestire in modo efficace i propri clienti significa raccogliere tutte le informazioni rilevanti per valutare il peso e la qualità di ogni collaborazione e usarla per orientare anche il lavoro svolto con le collaborazioni successive.
Feedback sui servizi, preferenze e comportamenti d’acquisto dei nostri clienti passati, i dubbi espressi in fase d’acquisto, sono tutti dati che possiamo catalogare per bilanciare in modo sempre più accurato ogni componente dell’impasto, e impostare, (non impastare in questo caso), sulla base di questi, le combinazioni di ingredienti future, per ottenere un composto sempre più morbido e cremoso.
Perché ricordi, stavamo parlando di una torta, giusto?
L’impasto finale ci aiuterà non solo a pianificare al meglio i servizi, ma anche a gestire il marketing e la comunicazione, le risposte alle domande frequenti e ogni altra variabile indispensabile allo svolgimento fluido del lavoro.
Studiare in modo approfondito il comportamento dei clienti ci permette di profilare al meglio il tipo di persone con cui vogliamo collaborare e capire come attirarle di conseguenza.
Lo stress da lavoro è spesso dovuto alla nostra incapacità di stabilire confini, dire i giusti no o semplicemente comunicare i nostri tempi e metodi di collaborazione, e capire chi sono le persone più inclini a rispettarli può aiutarci tantissimo per replicare le “preparazioni a prova di cucchiaio” e lavorare su quelle “bruciacchiate”.
Hai già letto Dieta per freelance: come risparmiare calorie preziose grazie all’analisi dei dati?
Dashboard per freelance: come organizzare in uno sguardo il proprio lavoro
Ok, abbiamo capito che collezionare questi dati quantitativi e qualitativi è importantissimo per ridurre lo stress da lavoro, ma come si fa nella pratica?
Ecco che entra in gioco il nostro strumento preferito, ovvero una dashboard.
Che cos’è una dashboard personalizzata?
Una dashboard personalizzata è uno strumento grafico che permette di visualizzare rapidamente tutti gli indicatori chiave di prestazione che abbiamo impostato come rilevanti, e monitorare grazie a questi e a colpo d’occhio, l’andamento delle relazioni con i clienti e la gestione del flusso di lavoro.
Quali indicatori monitorare dipende interamente da quel che siamo interessati a controllare, ecco perché si tratta di uno strumento utilissimo e adatto a tutti i progetti.
Alcuni esempi?
Per gestire il lavoro e le collaborazioni in modo efficace è possibile controllare i tempi disponibili per le nuove collaborazioni, quelli di esecuzione dei progetti, lo status di erogazione delle fatture e i tempi di riscossione di queste ultime, le deadline, gli orari per le call e quelli per il lavoro operativo.
Una volta raccolti i dati rilevanti in un documento ad hoc, questi vengono collegati in automatico alla dashboard che ci riporta una rappresentazione grafica e intuitiva di tutto il processo di lavoro, e con quella alla mano, cambiare gli elementi del nostro impasto diventa una questione di semplici cucchiaiate.
Se oltre all’acquolina in bocca ti è venuta voglia di approfondire questo servizio, puoi capire meglio di cosa si tratta da qui: dashboard per aziende e professionisti
Ma vediamo ancor più in profondità cosa si può monitorare con una dashboard e come questa può aiutarci a ridurre lo stress da lavoro.
Cosa possiamo controllare con una dashboard personalizzata?
La prima cosa che possiamo fare è l’analisi delle performance degli strumenti che stiamo utilizzando.
Qui rientrano il monitoraggio delle interazioni, che ci consente di capire quali strategie funzionano meglio di altre e prediligere lo strumento migliore. Per esempio possiamo valutare il tasso di risposta alle email, la prenotazione delle chiamate conoscitive, il coinvolgimento dei clienti sui social media e altro ancora.
Con queste risposte possiamo indirizzare le nostre energie sui canali più profittevoli e smettere di sprecarle in quelli che non portano risultati tangibili. Potremmo accorgerci, per esempio, che curare il social media marketing non è poi così rilevante come ci aspettavamo, oppure che non è determinante la strategia di lead generation per la vendita dei servizi.
Insomma, sapendo cosa funziona e cosa no potremmo anche renderci conto che quell’attività che proprio detestiamo curare non ci sta portando effettivamente risultati tali da mantenerla, e decidere così di liberarcene in favore di altre.
Un’altra attività molto importante che possiamo curare grazie a una dashboard è data dall’identificare le aree di miglioramento.
Leggendo e analizzando i comportamenti dei clienti possiamo migliorare la nostra offerta, il modo in cui gestiamo le richieste di prenotazione e quello in cui eroghiamo i servizi.
Farlo ci aiuta a ridurre gli elementi di frizione e quindi gestire meglio il lavoro e di conseguenza, stressarsi di meno.
Ovviamente, oltre ad analizzare le prestazioni passate, possiamo prevedere delle tendenze, ed è qui che una dashboard può realmente cambiarci la vita come freelance.
Hai presente quei periodi in cui ti trovi con 10 progetti appena entrati e quei mesi con zero fatturato?
Una dashboard può concretamente aiutarti ad eliminarli permettendoti di prevedere la domanda dei servizi e dandoti quella visione d’insieme che ti aiuta a pianificare l’attività di marketing in modo tale da non avere buchi nelle entrate.
Insomma, i dati che possiamo analizzare sono tantissimi e ognuno di questi gioca un ruolo importantissimo nel nostro modo di gestire il lavoro.
Riuscire a vederli è il primo modo per misurarli e inserirli nel nostra pianificazione in modo adeguato, così da avere un’attività in crescita, ma soprattutto serena da gestire, proprio come quando in un pomeriggio d’inverno ci dedichiamo alla preparazione della nostra torta preferita.